5大重點教你辦一場成功的記者會！

前言

但是一般公司少有公關部門，即使握有些許媒體資源，卻不見得就能成功舉辦記者會。

什麼是成功的記者會呢？任何的公關活動都是為了透過傳統、數位媒體的力量，在大眾面前獲得良好的形象及引起口碑效應，也因此，為了達到這個目的，記者會必須經過非常嚴謹的規劃及安排，才能確實完成良好的雙向溝通。

為什麼要舉辦記者會？

記者會相信大家都不陌生，歌手發專輯會有新專輯發布記者會、新歌發表會；國內有重大消息，政府單位也會召開記者會。

當公司的新品上市、策略方針有重大變革或轉型，為了能夠快速將訊息大量曝光，讓資訊傳遞，通常就會透過召開發布記者會的方式，邀請各家媒體前來，以雙向溝通模式，把訊息順利散布出去。

記者會規劃五大重點

跟一般活動相似，從舉辦規模、人數、日期、時間、地點都是必須謹慎考量的，由於記者會的時間不會太長，所以要怎麼在短時間內展現優勢便成為一大關鍵。話題熱度能決定資訊曝光後的搜尋量，抓住這一點，才能使記者會發揮強大的效益。

■記者會規劃的五大重點
1. 明確的議題及亮點
要辦記者會勢必已有需要被行銷的主題，但主題必須再轉化為議題，這個議題必須充滿新聞點或話題，才能確實脫穎而出，具備看點，最好的狀況是在記者會上能設計出亮點，這些亮點可能是別出心裁的表演或是有聲量的明星藝人，如此一來便更能吸引媒體及大眾的目光。

2. 場地規劃及時間安排
舉辦記者會最忌諱的就是撞期，當然，如果你今天是龍頭企業，基本上該產業線記者絕對以你的記者會為優先。但一般來說，訂定記者會日期時，最好是跟其他企業錯開，且不要撞期重大事件發生日或節慶，否則很容易被掩蓋過去。對於新聞記者來說，會依重要性選擇優先採訪順序，若是選錯日期，很有可能自家企業是被忽視的那一個，到時門可羅雀可就尷尬了。

而記者會場地也需要拿捏，根據記者會的來賓及媒體數量找尋合適的場地，最好先確定是要舉辦規模較小的餐敘記者會，還是較大規模的發布會，再決定要邀請多少媒體、哪些記者前來。千萬切記，場地不是越大越好，必須避免過於空曠或擁擠，良好的空間及設備是會影響媒體採訪意願的。

3. 媒體及貴賓邀請
既然是記者會，邀請媒體自然是最大重點！一般而言，發送記者會邀請函會建議在記者會前一周，讓媒體能夠有時間去安排採訪行程。在邀請方面，記得根據你的議題內容發送邀請函給相關線的記者，並附上詳細的資料說明，如記者會流程、企業和產品資料、活動議題及亮點等等，讓記者到場採訪時有資料可參考，並能預先有所準備，曝光的資訊才會更豐富。

無論是數位媒體或傳統媒體，盡量都要邀請。而社群時代，若要議題發酵範圍更廣，也可以邀請該領域的KOL到現場一同參與，但並不是每次都適合，因此還是要看記者會型態合適與否。

4. 活動進行及現場控管
記者會最重要的就是控管時間，讓活動能夠順利跟著流程走。記者基本上都很忙，一天需要跑好幾個地方，因此若是你的活動拖到時間，他們也很有可能就提早先走。

記者會當天，切忌漏漏長且無重點的發言，保留多一點時間給媒體提問，也可以使用PPT或影片等等呈現要說明的內容或數據，能讓記者會更生動而不死板。

5. 媒體報導與露出
若是當天有受邀媒體並未出席，可以另外將公關新聞稿寄送給對方，這份新聞稿的內容需要包含本次記者會的重點議題、企業介紹及理念、產品及服務等等，在撰寫新聞稿時，絕對要注意，這份新聞稿是給媒體，而由媒體發布給公眾，因此讓公眾感興趣是最為重要的。必須衡量「公司想要告訴大家的」與「公眾想要得知的」這兩者之間的比重該如何分配，抑或要怎麼巧妙地將兩者融合，成為一份出色的新聞稿。

專業公關助手|立達廣告

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