想辦好一場活動,這些你都要注意!

市面上活動公司(亦有人稱公關公司)眾多,
每個都經驗豐富...

前言

今天立達行銷將介紹活動公司規劃活動的步驟,並解析活動企劃架構,希望藉此讓客戶在網路上面對琳琅滿目的活動公司時,明白應該如何挑選最合適的廠商,降低踩雷的風險。

如何規劃好的活動

活動流程規劃為什麼重要?

萬事起頭難,活動一開始的設定,往往是主辦人最頭痛之處,想要順利舉辦活動,需透過周詳的活動規劃才能順利完成客戶或老闆交辦的任務。

不管是公司行號或是民間協會社團,在舉辦各式不論行銷、公益、教育訓練等等活動,如能有詳盡的流程安排,工作人員都能清楚自己崗位的分工,並且有條理、按步驟執行,就不會出現手忙腳亂的狀況,活動就能順暢進行,也能促進整個工作團隊的向心力。

活動的事前規劃有哪些?

想辦好一場活動,從最初的事前準備就不能馬虎,當萬事俱備,則活動便不太會出現差池,也更能成功達成活動目標。活動開始前的事前準備大致分為6部分,這些都是活動中不可缺少的必備要素!

1. 活動主旨與目的
任何活動的發想都有其來由,活動目的是舉辦活動最重要的核心,不論是公司尾牙春酒、產品宣傳、公益活動、企業家庭日、尾牙春酒,都應事先確認目的為何,才能開始後續的規畫討論,也才能因應其目的作活動的行銷設計,能讓活動具有延續性。

2. 活動日期
根據活動目的,找出最適合舉辦活動的時間,同時也要預留活動籌備及宣傳期,而舉辦日期的當天的氣候也是影響活動的關鍵因素,因此必須考量在內,尤其戶外活動更是靠天安排,氣候往往在活動成敗中,扮演重要角色。雖說當天天氣通常無法準確預測,但通過季節變遷也可以大致推算出當日可能會有的情況,而雨備方案也都要盡早規畫好。

3. 活動預算
活動的規模及形式有一大部分取決於活動預算,如一場5萬的尾牙晚宴和一場500萬的尾牙晚宴,演出的卡司差異絕對就會形成強烈對比,當然,最考驗活動公司的,就是我們該如何在有限的預算內,創造CP值最高的活動。

4. 活動形式
根據活動目的及預算,找出最可能達成KPI的活動模式。可以先從適合的場地來做發想,因為活動內容也會受限於場地,因此舉辦任何活動前,一定要做實際的場地勘查才能確保後續活動內容的安排,場地選擇後就能規劃實際的硬體設備及節目內容。

5. 活動細項
有了明確的活動形式,就可以開始針對活動流程中的每一個環節進行討論。活動細項部分如:
當日活動流程
場地佈置規劃
硬體設備規劃
場地配置
活動器材清冊
人力配置
交通規劃
保險規劃
活動紀錄
雨備規劃(若為戶外活動便需要)

6. 活動宣傳
一個好的活動也需要搭配合適的宣傳策略,針對活動主題設定目標族群,宣傳管道可分為線上跟實體通路,當確定了目標的年齡、興趣等等條件後,選擇適合的管道來做活動曝光,讓訊息能確實觸及目標族群並向外擴散,確保活動效益。

活動執行該注意什麼?

當以上都完成就可以從紙上談兵,轉換成實戰階段,一共分為5個步驟,每一個步驟都至關重要。

Step.1場地現勘
當前置規劃完成,務必再進行一次場勘作業,並且請發包廠商一同前往,確認現場各項硬體規格及尺寸、現場電力規劃、場地配置、廠商施工動線等細節,同時,也能讓預算使用更精準。

Step.2行前會議
行前會議相當重要,務必確保所有工作人員都參加本次會議,把活動當天全部的流程細節做最後的安排確認及修正調整,演練實際會發生的突發狀況,以確保活動能夠順暢進行不受阻,而所有工作人員也要在這次會議中再次確認並熟悉自身工作內容。

Step.3硬體進場定位、場地布置
即使已進行過場地勘查、丈量,但硬體實際進場後仍須做最後調整,這時,活動方要注意硬體施工後安全性,現場如果風力大,硬體的安全配重係數就要再加強,以確保執行中安全無虞。

Step.4彩排、執行
演習視同作戰,而活動彩排就要視同演出。彩排時絕對不可方便行事,要明確地將活動所有細節具體呈現,確保活動流程連接合理且流暢,也將不確定的部分定案,讓演出活動更加細膩。

Step.5檢討會議
正因是活動,因此難以避免突發狀況的出現,如:不可抗的天氣因素,各項人為因素等等,在這些意外中,是否曾發生什麼問題或是出了些許瑕疵,都應提出檢討,而這也是對於下次活動的警醒及經驗成長。

立達行銷 專注細節

一個好的活動公司,除了提供活動規畫服務、將活動規劃的核心價值精神告訴消費者外,專注細節及細節的處理,更是活動公司的競爭力所在,創造美好的氛圍及品牌價值是我們致力的目標。

一場活動的成功是無數場活動經驗累積而來,魔鬼藏在細節裡,細節往往決定這個活動的成敗。

選擇立達,使命必達。