想辦好一場活動，這些你都要注意！

前言

今天立達行銷將介紹活動公司規劃活動的步驟，並解析活動企劃架構，希望藉此讓客戶在網路上面對琳琅滿目的活動公司時，明白應該如何挑選最合適的廠商，降低踩雷的風險。

活動流程規劃為什麼重要？

萬事起頭難，活動一開始的設定，往往是主辦人最頭痛之處，想要順利舉辦活動，需透過周詳的活動規劃才能順利完成客戶或老闆交辦的任務。

不管是公司行號或是民間協會社團，在舉辦各式不論行銷、公益、教育訓練等等活動，如能有詳盡的流程安排，工作人員都能清楚自己崗位的分工，並且有條理、按步驟執行，就不會出現手忙腳亂的狀況，活動就能順暢進行，也能促進整個工作團隊的向心力。

活動的事前規劃有哪些？

想辦好一場活動，從最初的事前準備就不能馬虎，當萬事俱備，則活動便不太會出現差池，也更能成功達成活動目標。活動開始前的事前準備大致分為6部分，這些都是活動中不可缺少的必備要素！

1. 活動主旨與目的
任何活動的發想都有其來由，活動目的是舉辦活動最重要的核心，不論是公司尾牙春酒、產品宣傳、公益活動、企業家庭日、尾牙春酒，都應事先確認目的為何，才能開始後續的規畫討論，也才能因應其目的作活動的行銷設計，能讓活動具有延續性。

2. 活動日期
根據活動目的，找出最適合舉辦活動的時間，同時也要預留活動籌備及宣傳期，而舉辦日期的當天的氣候也是影響活動的關鍵因素，因此必須考量在內，尤其戶外活動更是靠天安排，氣候往往在活動成敗中，扮演重要角色。雖說當天天氣通常無法準確預測，但通過季節變遷也可以大致推算出當日可能會有的情況，而雨備方案也都要盡早規畫好。

3. 活動預算
活動的規模及形式有一大部分取決於活動預算，如一場5萬的尾牙晚宴和一場500萬的尾牙晚宴，演出的卡司差異絕對就會形成強烈對比，當然，最考驗活動公司的，就是我們該如何在有限的預算內，創造CP值最高的活動。

4. 活動形式
根據活動目的及預算，找出最可能達成KPI的活動模式。可以先從適合的場地來做發想，因為活動內容也會受限於場地，因此舉辦任何活動前，一定要做實際的場地勘查才能確保後續活動內容的安排，場地選擇後就能規劃實際的硬體設備及節目內容。

5. 活動細項
有了明確的活動形式，就可以開始針對活動流程中的每一個環節進行討論。活動細項部分如：
當日活動流程
場地佈置規劃
硬體設備規劃
場地配置
活動器材清冊
人力配置
交通規劃
保險規劃
活動紀錄
雨備規劃（若為戶外活動便需要）

6. 活動宣傳
一個好的活動也需要搭配合適的宣傳策略，針對活動主題設定目標族群，宣傳管道可分為線上跟實體通路，當確定了目標的年齡、興趣等等條件後，選擇適合的管道來做活動曝光，讓訊息能確實觸及目標族群並向外擴散，確保活動效益。

活動執行該注意什麼？

當以上都完成就可以從紙上談兵，轉換成實戰階段，一共分為5個步驟，每一個步驟都至關重要。

Step.1場地現勘
當前置規劃完成，務必再進行一次場勘作業，並且請發包廠商一同前往，確認現場各項硬體規格及尺寸、現場電力規劃、場地配置、廠商施工動線等細節，同時，也能讓預算使用更精準。

Step.2行前會議
行前會議相當重要，務必確保所有工作人員都參加本次會議，把活動當天全部的流程細節做最後的安排確認及修正調整，演練實際會發生的突發狀況，以確保活動能夠順暢進行不受阻，而所有工作人員也要在這次會議中再次確認並熟悉自身工作內容。

Step.3硬體進場定位、場地布置
即使已進行過場地勘查、丈量，但硬體實際進場後仍須做最後調整，這時，活動方要注意硬體施工後安全性，現場如果風力大，硬體的安全配重係數就要再加強，以確保執行中安全無虞。

Step.4彩排、執行
演習視同作戰，而活動彩排就要視同演出。彩排時絕對不可方便行事，要明確地將活動所有細節具體呈現，確保活動流程連接合理且流暢，也將不確定的部分定案，讓演出活動更加細膩。

Step.5檢討會議
正因是活動，因此難以避免突發狀況的出現，如：不可抗的天氣因素，各項人為因素等等，在這些意外中，是否曾發生什麼問題或是出了些許瑕疵，都應提出檢討，而這也是對於下次活動的警醒及經驗成長。

立達行銷 專注細節

一個好的活動公司，除了提供活動規畫服務、將活動規劃的核心價值精神告訴消費者外，專注細節及細節的處理，更是活動公司的競爭力所在，創造美好的氛圍及品牌價值是我們致力的目標。

一場活動的成功是無數場活動經驗累積而來，魔鬼藏在細節裡，細節往往決定這個活動的成敗。

選擇立達，使命必達。