辦一場好活動,勝過十場沒有效益的糟活動

該如何辦好活動?一步錯就步步錯!
活動的形式有很多種,
辦活動的最大用意都是為了行銷,
你有要推廣的新商品、新服務或者單純是想推廣品牌、推廣公益等等...

前言

雖然每一場活動都需要花費一定的預算來籌辦,但卻不是都能發揮其效益,這是為什麼呢?

今天就要來探討「該如何辦一場好活動?」,想辦好活動,有些事情你必須先弄懂,一但失了焦、模糊了核心訴求,自然一步錯步步錯,活動不僅達不到預期成效,甚至有可能弄巧成拙。

辦一場好活動

辦好活動,你必須具備這些能力

想辦一場活動,沒有特別的門檻,然而想要辦好一場活動,有些必要的能力你卻必須掌握。一個活動方方面面都要顧全,從一開始的企劃、執行到最後的收尾,一個活動很難只靠一個人完成,都需要其他方的協力及配合,才能將活動辦得有聲有色,光是基於以上這一點,這些能力你就該有。

■辦好活動須具備的能力

1. 洞察力:
從企劃開始,你自然有你辦活動的目的及目標,然而有時候下了很多功夫,卻未能達到成效,這是為什麼?你可以仔細思考一下,你的思考方向是不是偏離了主要TA的訴求?
每一場活動都會有主要的溝通對象,我們又稱為「目標TA」。有了目的和目標之後,你需要做的是去觀察市場現況,然後針對你的目標TA做分析,洞察目標族群的核心需求。你的活動該怎麼驅動他們參加?他們的核心訴求是什麼?當你的設定及溝通內容能確實抓住他們的痛點,才可以吸引足夠的人參加響應。

2. 組織力:
舉辦活動會有三個階段,分別是企劃、執行和結案,每一個部分都不會由你一人獨自完成,而會有許多部門及廠商相互合作,因此,掌握每個階段的狀況和進度,去確認活動的每個細節及概念是否為偏離核心,都是你非常重要的工作。團隊工作可以為烏合之眾也能是相輔相成,這相當考驗你的組織能力,要怎麼相互協力,把工作個別組織並融合,讓大家各司其職地將所應負之責做到盡善盡美,就是你組織力的展現。

3. 協調力:
以整合行銷公司來說,公司內部自有許多部門組成,在活動企劃階段,可能就會用上企劃部門、設計部門、RD部門,當工作分散卻都是為了同一個活動效力,彼此間便需要相互配合。當活動文案出來,要請設計製作出怎麼樣的視覺、而RD部門如何利用這個視覺去設計網頁?在部門與部門溝通上,很多時候會出現摩擦與意見不合,因此在傳達上,就需要你妥善地去協調並整合雙方意見,讓部門與部門間的作業更順暢。
而在與客戶對接方面,你也需要有良好的協調力。當客戶不滿意活動呈現時,你便必須從中斡旋,很多時候,客戶心中都有一個想像,他講不出來,卻希望你就是能做出來,因此你便需要不斷地去引導,讓活動能順利推動。

這些能力在於籌辦活動中相當重要,但這些並非天賦,都需要靠經驗累積來修練,不能否認有些人天生就具備這些特質,不過只要你用心學習並累積實力,上面這三種能力都是可以培養出來的!

如何規劃一場好活動?

規劃好活動聽起來太過籠統,在活動規劃上,有一些要做的功課就是不能少。誠如文章開頭所說,不是每一場活動都能達到預期效益,然而無法達標的原因為何?很多時候就是因為你做的功課太過表面,未深化的內容若是沒有為民眾帶來巨大利益,便會減少驅動力。

■辦活動要做的功課
Why:為什麼要辦活動?目的是什麼?
What:要辦什麼活動?活動主題是什麼?
When:何時要辦?
Where:在哪裡舉辦?
Who:活動目標對象為何?TA是誰?
How:如何辦?活動流程與執行?

「5W1H理論」相信有接觸過行銷相關的人都不陌生,但是上面這些問題你卻不能輕忽。當它能被廣泛利用,就代表它有其價值存在。你在舉辦每一場活動時,在企劃階段,必須反覆去檢視以上幾個問題,並反問自己,這場活動的設計是否有確實解決這些問題。

以目標TA來說,當你確定了活動是針對30至40歲未婚女性,那麼你的活動設計是否切合她們這個年齡段最在乎的事、滿足她們最核心的訴求?

若是活動設計確實能夠有效達成目標,且滿足TA訴求,你的活動日期該怎麼訂?場地要在哪裡?是否有跟大型節慶活動撞期抑或是與競品打對台?

舉辦活動的每時每刻,你都要反覆去檢視這些問題,直到你認為這場活動已經難以挑出瑕疵為止。通常人都對會於自己已知的事物有所盲點,你也可以和對活動完全沒概念的人去講述你的活動,看看對方如何解讀,或是有什麼疑問,都可以作為你的活動修正點。

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