怎麼辦活動?記住重點,活動新手第一次辦活動就上手!

辦活動很難嗎?怎麼辦活動?這些重點要把握!
辦一場活動要費多少工?
舉凡線上活動、實體活動,
很多人對於舉辦活動都有嚮往...

前言

認為有趣、充滿挑戰且充實,然而辦活動自然不是一帆風順,很多時候需要你各種披荊斬棘,或許你曾經幻想,辦活動就是邀請藝人網紅來表演,唱唱跳跳皆大歡喜就沒事了。

可不是那麼簡單!不是每場活動都請得起藝人,活動也不是千篇一律,想要辦一場活動,還要辦得好,首先你的頭腦要保持清晰、要清楚時勢變化、要能分析市場現況並能洞察品牌,還有你需要有掌控預算的能力,但對於整場活動有極高度的掌握度以應變突發狀況。這不僅需要智慧,同時也需要經驗。

如果沒有豐富經驗,是不是就辦不好活動?事情當然不能說那麼絕對,有些問題若能提早克服或避免,將一場活動辦得成功也是不無可能!

怎麼辦活動

辦活動的五大重點

要辦一場活動,從構思到執行,方方面面都需要考慮周全。若你是新手,還摸不準辦活動究竟需要些什麼,就先從你的活動目標開始!

■辦活動的五大重點

1. 活動目標:
從核心向外延伸,才能確保你的活動不失焦!每一場活動都有其舉辦的目的,比如你的活動是為了推廣某個新產品,你的活動目標是「銷售營業額達到某個金額」,因此,在這樣的架構下,你才能去規劃你該舉辦什麼樣的活動,而這樣的活動該如何設計以達成你的活動目標。當你摸不清你的目標是什麼時,你所辦的活動效益該如何評估?因此,先從明確定義活動目標開始!這不僅是活動雕塑的關鍵,也將成為你活動成功與否的評斷。

2. 要辦給誰:
辦活動的重點包括你的目標族群設定,要明確定義出性別、年齡、婚姻狀況、興趣及愛好等等,種種的因素都會影響他們對於你所舉辦的活動的參與度,活動設計的關鍵之一便是「這場活動是否滿足目標群眾的核心訴求」、「是否有打中這些人的痛點」,當你能夠去理解這些族群,創造正確的溝通話題,便會引起共鳴,吸引人來參加活動。同時,當你的目標族群明確時,對於宣傳行銷的管道及選擇也能更加精準,才不會浪費了一堆行銷預算,卻未達成預期的宣傳成效。

3. 宣傳活動:
接續上文,一個活動辦得好也要有人參加,並且是「能夠讓人想參加」,因此在宣傳上,不僅溝通訴求要打中目標群眾的心,在宣傳媒介上也要謹慎選擇,才會有宣傳力度。當你能夠透過正確的管道傳遞吸引這些人的話題,讓活動被看見,並確實引起對方興趣,才算是打好基礎。

4. 時間掌控:
時間控管不僅限於活動執行時,包含前置的準備工作如企劃、宣傳等等,都要掌握得恰到好處。如果舉辦大型活動,門票需要事先開搶,那麼在宣傳上可以提早沒問題,因為你一定知道這個活動能夠座無虛席。然而,若是小型活動,也沒有藝人網紅,那麼就建議提早約莫二至三周再開始宣傳就好,太早沒有記憶點、太晚又無法安排時間。
而活動執行過程,一切需緊照流程,不宜過於冗長或是一不小心節奏太快,預計到晚上,結果下午就結束,來參加的人鐵定會三條白線,無言至極。若是如此,活動收到負評也是在所難免。

5. 硬體設備:
活動當天的硬體設備很有可能直接地影響到活動的成敗,因為那是最主觀最能讓人的五感接收到的訊息。如果一個活動,麥克風一直沒聲音、音響一直爆音,或是明明到了活動高潮,燈光一樣毫無變化,都會讓人瞬間沒feel,參加活動的興致瞬間消失。此外,在道具的安排上也是相當重要,當你卯足了勁宣傳,讓人備感期待,參加後活動現場卻相當草率,絕對無法收穫好感,反而令人怒氣上升。
舉例來說,曾有一場路跑活動以知名恐怖漫畫家的作品為宣傳,並在關卡敘述中形容的非常到位,讓許多人爭相付費報名,並四處揪團。然而,當天活動現場布置卻非常隨便,墓碑用紙箱做成,黏液用泡泡機代替,且人數控管不當,被大家形容成「大型抗議活動現場」。最後,另一場次取消,主辦單位只得出面致歉,並寄送小禮物,試圖撫平民怨。雖然有以上作為,但沒什麼人買單,只能說,這家公司將來要扭轉形象會相當困難。

從無到有辦一場活動,很多時候無法一帆風順,該掌握的重點不可忽略,如果時間充足,最好事事鉅細靡遺的操辦到好,並將可能遇到的問題、不夠完善之處盡可能地解決。以及切記一點,慢工出細活,求快容易翻車,正因如此,在某些時間緊迫的情況下,對於時間的掌控和安排更要拿捏得宜,別花費太多時間在無意義的事上,著急的時候,就從大方向往小地方修正。

最基本的就是掌握好以上幾個重點,才能確保你的活動離目標達成更進一步。

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